H Interoperable Europe Academy μια πρωτοβουλία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής που προωθεί τη διαλειτουργικότητα και τον ψηφιακό μετασχηματισμό στη δημόσια διοίκηση δημοσίευσε ένα policy brief με τίτλο Understanding the EU Once-Only TechnicalSystem (OOTS). Στόχος του είναι να παρουσιάσει με απλό αλλά αναλυτικό τρόπο το Once-Only Technical System (OOTS), το βασικό εργαλείο υλοποίησης της Αρχής «Μία Φορά Μόνο» (Once-Only Principle – OOP), το οποίο φιλοδοξεί να αλλάξει ριζικά τον τρόπο που πολίτες, επιχειρήσεις και δημόσιες διοικήσεις αλληλεπιδρούν σε ευρωπαϊκό επίπεδο.

Η Ευρωπαϊκή Ένωση βρίσκεται σε μια περίοδο έντονου ψηφιακού μετασχηματισμού, με στόχο την απλοποίηση των δημόσιων υπηρεσιών και την καλύτερη εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων. Στην καρδιά αυτής της προσπάθειας βρίσκεται η Αρχή «Μια Φορά Μόνο» (Once-Only Principle – OOP), η οποία φιλοδοξεί να τερματίσει την ανάγκη επαναλαμβανόμενης παροχής των ίδιων στοιχείων σε διαφορετικούς φορείς του Δημοσίου.

Το Once-Only Technical System (OOTS) είναι το εργαλείο που υλοποιεί πρακτικά αυτή την αρχή. Μέσω ενός ασφαλούς, διασυνοριακού ψηφιακού δικτύου, επιτρέπει στις δημόσιες αρχές διαφορετικών κρατών-μελών να ανταλλάσσουν έγγραφα και δεδομένα απευθείας, χωρίς οι πολίτες ή οι επιχειρήσεις να λειτουργούν ως μεσάζοντες. Με αυτόν τον τρόπο, η ΕΕ προχωρά από τις χρονοβόρες και χάρτινες διαδικασίες σε μια νέα εποχή εμπιστοσύνης, ταχύτητας και συνεργασίας.

Στο policy brief παρουσιάζονται αναλυτικά:

  • οι προκλήσεις που αντιμετωπίζει το OOTS,
  • τα οφέλη του για πολίτες, επιχειρήσεις και διοικήσεις,
  • οι τεχνικές του συνιστώσες,
  • η πορεία υλοποίησης σε συνεργασία ΕΕ και κρατών-μελών,
  • οι επιπτώσεις του στην καθημερινότητα,
  • και οι συστάσεις πολιτικής για τη μελλοντική του ανάπτυξη.

Γιατί έχει σημασία το OOTS: Οι σημερινές προκλήσεις

Η διασυνοριακή εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων στην ΕΕ υπήρξε παραδοσιακά πολύπλοκη και κατακερματισμένη. Πολίτες που μετακινούνται για σπουδές, εργασία ή συνταξιοδότηση, αλλά και εταιρείες που δραστηριοποιούνται σε διαφορετικές χώρες, συχνά βρίσκονται αντιμέτωποι με:

  • Επαναλαμβανόμενη υποβολή εγγράφων, π.χ. πιστοποιητικών γέννησης, φορολογικών ή ασφαλιστικών στοιχείων.
  • Διαφορετικά συστήματα και πρότυπα από κράτος σε κράτος.
  • Χρονοβόρες γραφειοκρατικές διαδικασίες, που απαιτούν συχνά φυσική παρουσία και χρήση έντυπων εγγράφων.
  • Δυσκολία εύρεσης αξιόπιστης πληροφορίας, καθώς οι πληροφορίες βρίσκονται διασκορπισμένες σε εθνικές πλατφόρμες.

Οι καθυστερήσεις και τα κόστη που δημιουργούνται δεν αποτελούν μόνο βάρος για τους χρήστες, αλλά αναστέλλουν και την εύρυθμη λειτουργία της Ενιαίας Αγοράς, περιορίζοντας την κινητικότητα ανθρώπων και επιχειρηματικών δραστηριοτήτων.

Το OOTS έρχεται να απαντήσει σε αυτά τα προβλήματα, διαμορφώνοντας μια ασφαλή και ενιαία ψηφιακή γέφυρα μεταξύ των δημόσιων διοικήσεων.

Τα οφέλη του OOTS

Για τους πολίτες

  • Δυνατότητα χρήσης του εθνικού eID για ταυτοποίηση και ασφαλή πρόσβαση σε υπηρεσίες άλλης χώρας.
  • Αυτόματη ανταλλαγή αποδεικτικών στοιχείων (π.χ. βεβαίωση σπουδών, συνταξιοδοτικά ένσημα) χωρίς ο πολίτης να ψάχνει ισοδύναμα έγγραφα.
  • Έλεγχος και συναίνεση: οι πολίτες βλέπουν πρώτα τα δεδομένα τους και δίνουν έγκριση πριν διαβιβαστούν.
  • Μείωση της γραφειοκρατίας σε σημαντικές διαδικασίες όπως εγγραφή οχήματος, συνταξιοδότηση, φοίτηση ή μετεγκατάσταση.

Για τις επιχειρήσεις

  • Εκτιμώμενη εξοικονόμηση 11 δισ. ευρώ ετησίως σε διοικητικά κόστη.
  • Απλούστερη συμμόρφωση με εθνικούς κανονισμούς, χωρίς επαναλαμβανόμενες υποβολές στοιχείων.
  • Ταχύτερη πρόσβαση σε νέες αγορές και ενίσχυση της ανταγωνιστικότητας.
  • Ιδιαίτερο όφελος για τις ΜΜΕ, που συχνά δυσκολεύονται να αντεπεξέλθουν σε περίπλοκες γραφειοκρατικές διαδικασίες.

Για τις δημόσιες διοικήσεις

  • Μείωση κόστους και χρόνου ελέγχων, καθώς τα δεδομένα προέρχονται από αξιόπιστες πηγές.
  • Βελτίωση της ποιότητας και ακρίβειας των δεδομένων, με λιγότερα λάθη και απάτες.
  • Ενίσχυση της διαφάνειας και εμπιστοσύνης μεταξύ διοικήσεων και πολιτών.
  • Συμβολή στην ευρωπαϊκή ψηφιακή ολοκλήρωση και στην επίτευξη στόχων του Ψηφιακού Μετασχηματισμού της ΕΕ.

Τεχνικά στοιχεία: Πώς λειτουργεί το OOTS

Το OOTS βασίζεται σε αποκεντρωμένη αρχιτεκτονική: κάθε κράτος-μέλος διατηρεί τον έλεγχο των εθνικών του συστημάτων και συνδέεται μέσω ειδικής πλατφόρμας ανταλλαγής δεδομένων.

Βασικοί πυλώνες διαλειτουργικότητας

  • eID: Ασφαλής ηλεκτρονική ταυτοποίηση πολιτών και επιχειρήσεων μέσω εθνικών ψηφιακών ταυτοτήτων.
  • eDelivery: Ψηφιακό «ταχυδρομικό σύστημα» για την αξιόπιστη αποστολή και λήψη εγγράφων.

Κοινές υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής

  • Online Procedure Portal: το σημείο εκκίνησης για πολίτες και επιχειρήσεις.
  • Data Service Directory (DSD): κατάλογος που επιτρέπει στις αρχές να βρίσκουν ποιος φορέας μπορεί να παρέχει ποιο στοιχείο.
  • Evidence Broker: «μεταφραστής» που αντιστοιχίζει τα διαφορετικά είδη αποδεικτικών μεταξύ χωρών.
  • Semantic Repository: εξασφαλίζει κοινή κατανόηση όρων και προτύπων.

Η πορεία του χρήστη σε 7 βήματα

  1. Αυθεντικοποίηση με eID.
  2. Εντοπισμός του απαιτούμενου αποδεικτικού.
  3. Αίτημα προς τον αρμόδιο φορέα.
  4. Ανακατεύθυνση του χρήστη στον πάροχο στοιχείων.
  5. Προεπισκόπηση και έγκριση των δεδομένων.
  6. Απάντηση με το έγγραφο στον αιτούντα φορέα.
  7. Ολοκλήρωση της διαδικασίας χωρίς επιπλέον ενέργειες από τον πολίτη.

Αυτό το user-centric μοντέλο εξασφαλίζει εμπιστοσύνη, καθώς ο έλεγχος παραμένει πάντα στον πολίτη.

Υλοποίηση: Από το όραμα στην πράξη

Η εφαρμογή του OOTS απαιτεί στενή συνεργασία μεταξύ:

  • της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, που παρέχει τις κοινές υπηρεσίες,
  • των κρατών-μελών, που ενσωματώνουν τα εθνικά τους συστήματα,
  • και των τοπικών αρχών, που είναι υπεύθυνες για μεγάλο μέρος των υπηρεσιών.

Ρόλοι-κλειδιά

  • National Coordinators: υπεύθυνοι σε κάθε χώρα για το συντονισμό.
  • Evidence Requesters & Providers: οι φορείς που ζητούν ή παρέχουν δεδομένα.
  • Intermediary Platforms: τεχνικές λύσεις που διευκολύνουν πολλές αρχές να συνδεθούν με το OOTS.

Η πρόκληση δεν είναι μόνο τεχνική αλλά και οργανωτική: χιλιάδες τοπικές διοικήσεις πρέπει να προσαρμοστούν, να εκπαιδεύσουν προσωπικό και να εναρμονίσουν τις διαδικασίες τους. Για αυτό, η Επιτροπή έχει δημιουργήσει εργαλεία όπως το Onboarding Playbook και το Acceleratormeter, που παρακολουθεί την πρόοδο κάθε κράτους.

Επιπτώσεις: Τι αλλάζει για πολίτες, επιχειρήσεις και διοικήσεις

Το OOTS δεν είναι απλώς μια νέα υποχρέωση· είναι ένας στρατηγικός καταλύτης μεταρρύθμισης.

  • Για τους πολίτες: ευκολότερη κινητικότητα στην ΕΕ, λιγότερη ταλαιπωρία με έγγραφα.
  • Για τις επιχειρήσεις: μείωση κόστους και ενίσχυση καινοτομίας.
  • Για τις διοικήσεις: εμπιστοσύνη σε δεδομένα που προέρχονται από αυθεντικές πηγές και λιγότερη χειροκίνητη εργασία.

Ωστόσο, προκλήσεις όπως η κυβερνοασφάλεια και η προστασία δεδομένων παραμένουν κρίσιμες. Μια πιθανή παραβίαση θα μπορούσε να υπονομεύσει την εμπιστοσύνη. Συνεπώς, απαιτείται συνεχής επένδυση σε ισχυρά μέτρα ασφαλείας και διαφανή επικοινωνία.

Μαθήματα και συστάσεις πολιτικής

Από την έως τώρα εμπειρία, προκύπτουν ορισμένα βασικά διδάγματα:

  1. Διαλειτουργικότητα και πρότυπα: απαραίτητα για αποφυγή κατακερματισμού.
  2. Εστίαση στον χρήστη: απλές, προσβάσιμες και φιλικές διαδικασίες με σεβασμό στη συναίνεση.
  3. Συνεργασία όλων των επιπέδων: Επιτροπή, κράτη, τοπικές αρχές.
  4. Μάθηση από πιλοτικά έργα: τα Projectathons και οι εθνικές πρωτοβουλίες προσφέρουν πολύτιμη πρακτική εμπειρία.

Πρακτικά βήματα για τις διοικήσεις

  • Καθορισμός ρόλου (αιτούσα ή παρέχουσα αρχή).
  • Συνεργασία με τον Εθνικό Συντονιστή.
  • Έλεγχος συμβατότητας υφιστάμενων συστημάτων.
  • Καταγραφή τύπων αποδεικτικών στοιχείων.
  • Επένδυση σε εκπαίδευση προσωπικού και σε προσβάσιμα ψηφιακά περιβάλλοντα.

Συμπέρασμα

Το Once-Only Technical System δεν είναι ένα απλό ψηφιακό έργο· είναι ένα κρίσιμο βήμα για την ενιαία, ψηφιακή Ευρώπη. Ενσωματώνει την αρχή ότι «η πληροφορία παρέχεται μία φορά» και από εκεί και πέρα κυκλοφορεί με ασφάλεια και εμπιστοσύνη εντός της Ένωσης.

Η επιτυχία του θα κριθεί από την ικανότητα των κρατών και των διοικήσεων να συνεργαστούν, να επενδύσουν στην εκπαίδευση, στην ασφάλεια και στη φιλική εμπειρία χρήστη. Αν αυτό επιτευχθεί, οι πολίτες και οι επιχειρήσεις θα δουν στην πράξη τα οφέλη της ευρωπαϊκής ολοκλήρωσης: λιγότερη γραφειοκρατία, περισσότερη εμπιστοσύνη και νέες ευκαιρίες ανάπτυξης.

Διαβάστε το policy brief εδώ

Πηγή άρθρου: https://interoperable-europe.ec.europa.eu/